Authentification
Introduction
Bienvenue sur la plateforme de DAM Phrasea !
Pour commencer à exploiter la puissance de notre solution Open Source de Digital Asset Management, la première étape est de vous connecter.
Phrasea utilise le gestionnaire d’identité Keycloak pour la gestion de l’authentification des utilisateurs et des groupes.
1. Activation du Compte
En tant que nouvel utilisateur sur le DAM, il vous faudra activer votre compte utilisateur. Pour cela, cliquez sur le lien reçu par email. Créez votre propre mot de passe afin de finaliser l'inscription. Vos droits utilisateur sur l'instance sont déjà configurés.
2. Connexion au DAM
Rendez-vous sur l'URL de votre application qui a été envoyée, avec les informations de connexion: nom d'utilisateur (adresse email) et mot de passe nouvellement créé.
Tout est prêt ! Notez enfin que l'application est multilingue, le sélecteur de langues est disponible dans vos préférences de compte.
Interface
Databox
L'interface principale du DAM se nomme Databox. Elle permet d’exploiter toutes les fonctionnalités comme l’ajout, l’indexation, le déplacement, le partage des assets,...
L'organisation de la fenêtre:
- Sur le côté gauche de l'écran: la barre latérale, avec: les facettes, l'arborescence des collections et vos paniers.
- La partie centrale affiche les résultats de la recherche, avec tous les assets sous forme de vignettes (mode d'affichage par défaut).
- Juste au-dessus des assets, le menu des actions: ajouter à un panier, exporter, éditer, partager, supprimer,... ainsi que différents réglages d'affichage.
- La partie haute présente la barre de recherche dans laquelle les utilisateurs entrent les mots-clés, ainsi que la recherche avancée et les tris.
- Enfin, tout en bas à droite, le + sert à importer des assets vers vos collections. Comme nous le verrons plus bas, il existe plusieurs méthodes d'import: L'une d'entre elles consiste à survoler le titre d'une des collections dans la barre latérale et d'ajouter directement des fichiers dans celle-ci.
L'organisation de vos médias
- L'onglet Workspaces représente l'arborescence du contenu sur lequel vous avez des droits.
- Dans Phrasea, un Workspace est un espace de travail qui contient des collections.
- Dans chaque Workspace se trouvent une ou plusieurs collections, qui sont hiérarchisées.
- Chaque collection regroupe des assets: vos photos, vidéos, sons, documents PDF, etc.
Pimpez votre DAM Phrasea !
L'interface de Databox s'ajuste à vos besoins.
Les préférences d'affichage
L'affichage vous montre seulement ce que vous souhaitez voir. Pour cela, rendez-vous dans les Préférences d'affichage sur la flèche entourée ci-contre. Vous pouvez: choisir la taille de vos vignettes, afficher ou non le titre, les tags, les collections, l'aperçu de l'image au survol. Mais aussi les préférences de l'aperçu (uniquement les images, ou les attributs, ou les deux), sa taille,...
Les listes d'attributs
Des listes peuvent être constituées afin de sélectionner par avance les attributs que vous souhaitez voir affichés lors du survol de vos assets dans la zone d'affichage des résultats.
Ci-contre, un exemple avec une liste personnalisée avec, entre autres, des informations géographiques incluant une carte. Le résultat qui s'affiche au survol montre bien les attributs: Ville, Pays, Position Gps (avec l'affichage d'une carte), ainsi que le copyright et les mots-clés.
Les thèmes
Des thèmes peuvent être paramétrés pour votre interface: changez les couleurs principales de votre interface, la forme des boutons,...
Vous trouverez 4 thèmes par défaut sur notre plateforme de démonstration. Il suffit de cliquer sur l'icône représentant votre compte utilisateur en haut à droite de la fenêtre puis de sélectionner Changer de thème.
Collections
Avant d'importer vos premiers documents, il est nécessaire de créer vos collections afin d'organiser efficacement vos contenus: vous préparez la structure de votre DAM ! Les collections sont hiérarchiques: créez des collections au niveau de chaque Workspace, ainsi que des sous-collections.
Gérer la collection
Cliquez sur Modifier cette collection pour accéder à ses réglages.
Parmi les fonctionnalités, selon les droits de l'utilisateur: renommage de la collection, activation des notifications, gestion des permissions, application de règles de tags, etc.
Importer
Cette section vous guide à travers les différentes méthodes pour ajouter vos documents et s'assurer qu'ils soient correctement structurés, enrichis et prêts à être utilisés par les utilisateurs du DAM.
Comment importer des assets
Depuis l'interface Databox, ajoutez des assets:
Soit depuis la barre latérale, en survolant la collection dans laquelle vous souhaitez ajouter les documents: exemple ci-contre en cliquant sur les . . . puis sur Ajouter un nouvel asset à la collection,
En cliquant sur l'icône + en bas à droite de l'écran,
Ou encore en glissant-déposant directement des documents sur l'interface.
Le formulaire d'import
Parcourez l'arborescence et choisissez un ou plusieurs documents à importer
Choisissez une collection de destination
Cliquez sur le bouton Ajouter
Optionnel: Pré-indexez en lot les assets en remplissant les champs présents dans le formulaire (ou utilisez un modèle existant).
Rechercher
Pour une productivité accrue, nos outils de recherche sont vos meilleurs alliés ! Grâce à la puissance de la recherche dans Phrasea, vous retrouvez très rapidement les assets dont vous avez besoin pour travailler.
La recherche guidée avec les facettes
Présentes sur la gauche de l'écran, les facettes vous permettent d'affiner votre recherche et vous guident en réduisant progressivement les résultats, rendant la recherche plus pertinente. Il vous suffit de cocher les cases correspondantes.
Vous naviguez de manière très intuitive et gagnez un temps considérable pour retrouver les médias souhaités. Combinez les facettes: sélectionnez un pays, un ou plusieurs mots-clés, une collection dans laquelle se trouvent les médias, des tags,...
La recherche simple
Pour effectuer une recherche, il suffit d'entrer un mot-clé dans la barre de recherche.
Commencez à taper dans la zone de saisie. La fonctionnalité Suggestions de recherche vous oriente dans votre recherche en faisant apparaître des propositions au fur et à mesure de la saisie.
La recherche avancée
Phrasea permet de la combinaison de plusieurs filtres de recherche.
Ajoutez une ou plusieurs conditions simultanément afin de rechercher à l'aide d'opérateurs, sur un champ précis (exemple: période de dates, tags, recherche par propriétaire des assets, par derniers ajouts dans le DAM,...).
Triez les résultats de recherche
Vous pouvez trier et grouper les résultats de vos recherches: tri par date de création, par date de modification, attributs,... En regroupant les résultats par grandes sections, vous obtenez un affichage totalement adapté à vos besoins.
Cliquez sur le bouton Trier par à droite de la barre de recherche, cochez les éléments souhaités, cliquez éventuellement sur Grouper par sections et enfin sur Appliquer.
Afficher
Affichez les résultats
Après avoir lancé votre recherche, soit via les facettes, soit via la barre de recherche, les résultats s'affichent. Les assets remontent sous forme de vignettes. Comme vu précédemment dans le chapitre Interface, vous avez la possibilité de personnaliser cet affichage.
Visualisez vos assets
Double-cliquez sur une vignette pour visualiser un document et commencer à travailler.
- En dépliant l'onglet Attributs de l'asset, vous avez accès aux informations entrées dans la fiche d'indexation, avec les attributs correspondants.
- En dessous, l'onglet Informations vous renseigne sur le propriétaire de l'asset, divers champs techniques, tels que la date d'ajout de l'asset dans le DAM, la date de dernière modification, ou encore la collection et le Workspace dans lesquels il se trouve.
- L'onglet Discussion permet à des utilisateurs de s'envoyer des messages sur l'image, et regroupe également les annotations.
- Les onglets suivants sont consacrés aux Intégrations: Plusieurs intégrations peuvent être installées dans votre DAM (Auto indexation, Remove Background, retouche simple,...).
Editer
Pour une gestion et une recherche efficaces, l'indexation des assets est un outil clé ! Elle permet de les cataloguer de manière structurée en leur attribuant des métadonnées pertinentes, rendant vos fichiers facilement exploitables pour vous et vos collaborateurs.
Indexation des assets
Sélectionnez plusieurs assets et cliquez sur le bouton Editer du menu des actions.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre. La fenêtre d'indexation présente vos documents sous la forme d'un train de vignettes. Vous pouvez en paramétrer la taille dans les Préférences d'affichage (flèche en haut à droite de l'écran).
Sélectionnez des vignettes pour indexer en lot, ainsi qu'en sous-lots, du plus générique au plus spécifique.
La zone de saisie affiche les tags, les champs, ainsi qu'une prévisualisation du document.
Il est possible d'indexer dans plusieurs langues simultanément.
Bon à savoir: Vous pouvez corriger les valeurs entrées dans un champ, et revenir immédiatement sur vos modifications, grâce au bouton Annuler ou Rétablir une action.
Les valeurs sont aussi visibles sur le côté droit de la fenêtre: Comparez les valeurs d'origine à celles présentes dans la fiche d'indexation modifiée, avant de valider le tout.
Partager
Partagez vos assets
Dans la zone d'affichage des résultats, sélectionnez un asset et cliquez sur le bouton Partager pour partager un média facilement.
Choisissez entre le mode standard pour un lien de partage public permanent (ou jusqu'à révocation), ou le mode avancé pour un partage limité dans le temps.
La barre de partage facilite également l’intégration aux réseaux sociaux.
Paniers
Mettre de côté des sélections de documents
Dans Phrasea, ajoutez les assets de votre choix dans des Paniers. Ces paniers peuvent être créés afin de pouvoir mettre de côté certains assets que ce soit pour les télécharger en lot, les partager avec un autre collaborateur, les conserver pour une utilisation ultérieure, temporairement ou non. En résumé, vos paniers vous permettent d'optimiser votre flux de travail et à y accéder ultra rapidement.
Retrouvez l'intégralité des paniers que vous aurez créés dans la zone latérale, onglet Paniers.
Créer un nouveau panier
Cliquez sur le bouton Créer un nouveau panier. Lui donner un titre, éventuellement une description, puis cliquez sur Enregistrer.
Accéder au détail du panier
Cliquez sur le titre d'un panier pour en afficher son contenu. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs assets du panier, les boutons du menu sont disponibles, selon vos droits, pour diverses actions (export, édition, partage, suppression,...).
Ajoutez des assets au panier
Au-dessus de la zone d'affichage des résultats, le bouton avec le titre du panier apparaît. Utilisez la flèche près du titre du panier par défaut (ou du dernier panier utilisé) pour sélectionner le panier souhaité.
Sélectionner les assets à ajouter au panier, puis cliquer sur l'icône panier (soit sur la vignette individuelle, soit si en lot, sur l'icône panier près du titre).
Le nombre d'assets au panier progresse au fur et à mesure de l'ajout des documents.
Effectuez des actions sur les assets du panier
Sélectionnez un ou plusieurs assets: divers boutons d'actions sont disponibles, selon vos droits: exporter, modifier les attributs, déplacer, partager, supprimer, retirer l'asset du panier.
A l'instar de la zone d'affichage des résultats, l'utilisateur peut choisir ses préférences d'affichage (ajuster la taille des vignettes, des attributs, choisir d'afficher ou non les titres, tags, collections, l'aperçu au survol, passer en mode vignette ou liste, etc.).
Partage des paniers
Il est possible de partager les paniers à d'autres utilisateurs du DAM. Pour cela, faire un clic droit sur le titre du panier, puis cliquer sur Editer le panier.
Une fenêtre s'ouvre. Aller dans l'onglet Permissions et choisir le(s) groupe(s) et/ou l(es) utilisateur(s) du système pour leur partager. Enfin, sélectionner les droits appropriés à leur accorder.
Publication des paniers
Publiez vos paniers sous forme de galeries web sur un site externe.
Phrasea Expose vous permet de visualiser vos publications, de personnaliser la mise en page, les couleurs à votre charte graphique. De nombreuses options sont disponibles pour chaque publication, comme ajouter des conditions générales d'utilisation, un logo, protéger une publication en ajoutant un mot de passe,...
Pour davantage de renseignements et intégrer Expose dans votre solution DAM, contactez-nous!
